Нормативно-методическая база современного делопроизводства

Раздел 3: Законодательная основа методических рекомендаций

Законодательная основа для методических рекомендаций может включать в себя:

• Законы и кодексы, определяющие общие принципы и правила в соответствующей сфере;
• Указы и постановления высших органов власти, устанавливающие порядок действий и регулирующие практику применения законодательства;
• Приказы и распоряжения министерств и ведомств, определяющие конкретные методические рекомендации;

Законодательная база для методических рекомендаций обновляется и дополняется по мере изменения нормативно-правовой сферы. Поэтому стоит знать и обращаться к актуальным документам, чтобы быть в курсе последних изменений и требований.

Слайд 7Федеральное архивное агентствооказывает государственные услуги в области архивного дела;осуществляет государственный учет

документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;обеспечивает соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране: разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией;Указания Федерального архивного агентства по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения

Функции органов, регулирующих учет

Федеральная структура с соответствующими правами наделена следующими полномочиями:

• Утверждением программы установления стандартов.
• Организацией экспертизы программ формирования стандартов.
• Установлением норм оформления программ.
• Участием в работе над международными нормами.

Функции ЦБ РФ:

• Установление стандартов отрасли и стандартизация их использования.
• Участие в подготовке проектов стандартов федерального уровня.
• Участие в работе над международными стандартами.
• Выполнение других функций, которые не противоречат федеральным законам.

Также система бухучета формируется и силами негосударственных структур. К примеру, это профессиональные сообщества. Они имеют право принимать участие в разработке проектов, установлении стандартов наряду с государственными органами. То есть система регулирования формируется совместно.

Нормативно-методический документ

Нормативно-методические документы, выпускаемые НИИ Атмосфера, являются обязательными для применения территориальными подразделениями Мкнэколопга России в всеми другими организациями, осуществляющими свою деятельность в данной области.
 

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.
 

Ряд нормативно-методических документов по функционированию рынка ценных бумаг в России был подготовлен Госкомимуществом РФ, Федеральной комиссией по ценным бумагам и фондовому рынку, Российским фондом федерального имущества.
 

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.
 

В сборник Нормативно-методические документы, изданные в ООО ИРЦ Газпром, входят основные сведения о документе, его формате, количестве полос, цене.
 

Увеличение количества нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.
 

Создание системы нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.
 

Развитие структуры нормативно-методических документов ОАО Газпром может быть выполнено на аналогичных принципах.
 

Рекомендуемый перечень правовых и нормативно-методических документов, которые должны иметься в табеле оснащения лабораторий, проводящих ПЭАК, приводится в приложении А.
 

В каких нормативно-методических документах закреплены требования к работе с обращениями граждан.
 

По мере разработки нормативно-методических документов по определению экономических цен этот паллиатив будет заменен.
 

Справочник не является нормативно-методическим документом и служит для общего ознакомления с вопросами экономики недропользования, экономической оценки объектов инвестирования и эффективности инвестиций в горнодобывающие отрасли в современных рыночных условиях.
 

Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы: группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов.
 

В справочнике приведен перечень нормативно-методических документов, действующих в указанной области.
 

Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны как общие требования к составлению и оформлению документов, так и порядок работы с ними.
 

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться — правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.

В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.

Объяснение понятия методических рекомендаций

Методические рекомендации могут быть разработаны в различных сферах: образовании, науке, здравоохранении, производстве и других областях, где требуется определенные знания и навыки для достижения оптимальных результатов. Такие рекомендации могут иметь различную степень формализации и структурирования в зависимости от предметной области и целевой аудитории.

Цель методических рекомендаций

Основная цель методических рекомендаций состоит в создании единого подхода к выполнению определенных задач или деятельности. Они предлагаются в качестве средства, чтобы обеспечить эффективность, качество и безопасность в процессе выполнения задачи или операции. Методические рекомендации также помогают стандартизировать процессы, облегчить обучение и обмен опытом между специалистами в данной области.

Структура методических рекомендаций

1. Введение, в котором излагаются цель и задачи данной рекомендации.
2. Определение основных понятий, используемых в рамках рекомендаций.
3. Описание шагов, процедур и действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
4. Предоставление примеров или иллюстраций для наглядного понимания.
5. Рекомендации по использованию рекомендаций в конкретных ситуациях.
6. Ссылки на дополнительные ресурсы или материалы для дальнейшего изучения.

Кроме того, методические рекомендации могут включать таблицы, диаграммы, списки проверочных вопросов или другие элементы, которые помогают читателю лучше понять и применить рекомендации в практической деятельности.

Практические рекомендации и советы

1. Весьма рекомендуется устанавливать и строго соблюдать организационно-распорядительные документы, которые определяют правила и порядок работы с деловой документацией.

2. Вся деловая переписка должна проходить через централизованную систему делопроизводства, чтобы обеспечить ее контролируемость и доступность.

3. Необходимо устанавливать единые и согласованные правила оформления документов, включая шрифты, отступы, наименования и прочие элементы.

4. Все документы должны иметь уникальные номера и даты регистрации, что позволит обеспечить их найденность и последовательность.

5

Очень важно придерживаться установленных сроков хранения деловой документации, а также правил хранения и уничтожения

6. Необходимо специально обучить сотрудников, ответственных за делопроизводство, основным правилам работы с документами.

7. Регулярно проводите аудит делопроизводства, чтобы проверить соответствие его процессов и процедур установленным нормам и требованиям.

8. Внедрение электронного делопроизводства может значительно упростить и ускорить процессы работы с документацией, рекомендуется его использование.

9. Заключайте договоры с внешними организациями на услуги архивирования и хранения документов, чтобы обеспечить их сохранность и конфиденциальность.

10. Постоянно развивайте и совершенствуйте систему делопроизводства, учитывая изменения в законодательстве, внедряйте новые технологии и механизмы работы с документами.

Слайд 9Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологииосуществляет контроль и надзор за

соблюдением обязательных требований государственных стандартов и технических регламентов;разрабатывает государственные стандарты;возглавляет работу по унификации информационных показателей в документах, проводимой в целях достижения совместимости документальных систем, применяемых в различных сферах деятельности. Агентством разработаныГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 №65-стГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 №28

Основные принципы регулирования бухучета

Рассмотрим базовые принципы, по которым осуществляется бухучет:

• Соответствие принятых стандартов реальным нуждам бухгалтеров и пользователей документации.
• Единство системы регулирования.
• Упрощение методов ведения бухучета, формирование упрощенной системы составления отчетности.
• Применение международных норм при утверждении стандартов на федеральном и отраслевом уровнях.
• Создание условий для использования принятых стандартов.
• Невозможность совмещения установления стандартов и осуществления надзора за их исполнением.

Система регулирования устанавливается главой 3 ФЗ «О бухучете».

Виды нормативных документов

Каждый вид нормативных документов имеет свою специфику и область применения. Они оказывают значительное влияние на различные сферы жизни общества, обеспечивая порядок, безопасность и права граждан.

Законодательные нормативные документы

Законодательные нормативные документы (ЗНД) представляют собой наиболее важные и обязательные для исполнения акты, которые устанавливают правила и нормы поведения в определенной области. ЗНД регулируют различные аспекты жизни общества, такие как права и обязанности граждан, взаимоотношения между государством и гражданами, организацию и функционирование органов власти и управления, нормы поведения в бизнес-среде и многое другое.

В законодательных нормативных документах фиксируются требования и положения, которым должны следовать все субъекты, на которых документы распространяются. Кроме того, ЗНД устанавливают наказания и санкции за нарушение установленных норм и правил

Важно отметить, что ЗНД могут изменяться и дополняться в соответствии с потребностями и эволюцией общества

Законодательные нормативные документы бывают разного вида и имеют разное значение. В России наиболее значимыми видами ЗНД являются Конституция, федеральные законы, постановления и указы Президента, постановления и распоряжения Правительства и другие акты, установленные законодательством. Каждый вид ЗНД имеет свои особенности и область применения.

Законодательные нормативные документы являются основой правовой системы государства и обеспечивают защиту прав и интересов граждан. Их соблюдение является обязательным для всех и является одним из основных принципов функционирования и развития государства и общества.

Подзаконные нормативные документы

Подзаконные нормативные документы представляют собой нормативные акты, выпущенные внутри области действия закона и регулирующие конкретные вопросы его применения. Они разрабатываются и принимаются в соответствии с требованиями закона и имеют юридическую силу.

Подзаконные нормативные документы делятся на несколько видов:

Постановления – это нормативные акты органов исполнительной власти, которые содержат конкретные указания по применению закона и носят обязательный характер для всех субъектов, на которых они распространяются.

Приказы – это документы органов государственной власти или организаций, которые регулируют вопросы внутренней деятельности, порядок работы и действия сотрудников.

Инструкции – это нормативные документы, содержащие четкие указания и рекомендации по выполнению определенных действий или процедур.

Распоряжения – это нормативные акты, принимаемые главой государства или руководителем иными органами власти, которые распоряжаются выполнением определенных мероприятий или предписывают определенные действия.

Подзаконные нормативные документы являются важным инструментом регулирования общественных отношений и обеспечения единства применения законодательства. Они обладают силой закона и имеют юридическую силу на всей территории, на которую распространяются.

Раздел 2: Отличие методических рекомендаций от нормативных актов

Главное отличие методических рекомендаций от нормативных актов заключается в их правовом статусе. Нормативные акты являются нормативно-правовыми документами и обязательны для исполнения. Они устанавливают общие правила, принципы и порядок действий в определенной сфере деятельности.

Методические рекомендации, в свою очередь, не обладают принудительной силой и не могут быть применены напрямую. Они основаны на опыте и знаниях специалистов в конкретной области и рекомендуются для использования в практической деятельности.

Примеры применения методических рекомендаций

Методические рекомендации могут быть полезны в процессе обучения и повышения квалификации. Например, в области образования они могут содержать практические рекомендации по преподаванию определенного предмета или методам организации учебного процесса.

Также методические рекомендации могут использоваться в научных исследованиях и проектах. Научное сообщество может разрабатывать методические рекомендации для определенного направления исследований или для использования определенных методик и инструментов.

Применение методических рекомендаций в государственном управлении

В государственном управлении методические рекомендации могут использоваться для разработки и внедрения определенных процедур и регламентов. Например, в области финансов они могут содержать рекомендации по организации бухгалтерии и отчетности или по применению методов анализа и планирования.

Таким образом, методические рекомендации являются важным инструментом для понимания и применения положений в различных областях деятельности. Они не являются нормативными актами, но могут быть полезными для руководства и специалистов в их профессиональной деятельности.

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

●    разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

●    потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

●    специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству.8

В общем, стандарт — несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации.8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал». 

Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях».

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

  Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. — С.292-293