Как вести деловые переговоры правильно

Функции делового общения

Деловое взаимодействие в любой команде помогает людям обмениваться опытом, оценить свои качества, решить текущие проблемы. Правильное поведение в результате проведения деловых переговоров позволяет добиться успеха в бизнесе, установить свою репутацию.

Это способ, который позволяет каждому сотруднику эффективно себя презентовать. Также грамотно построенное взаимодействие дает возможность настроить доброжелательные отношения с партнерами, что благотворно скажется на сотрудничестве.

Важной функцией любого делового разговора является обмена информационными данными. Например, когда руководителя с подчиненными обсуждают рабочие моменты

Кроме того, одной из функции можно считать оказание влияния на окружающих, возможность убедить, поддержать её уговорить своих оппонентов. Это очень важно в бизнесе для достижения успехов на работе.

Какие есть виды переговоров

Начнём с общей типологии, а далее остановимся подробнее на переговорах в бизнесе.

Что входит в понятие:

К особенностям деловых переговоров относят то, что в результате стороны должны прийти к неким договорённостям, а не просто побеседовать, пусть и в официальной обстановке.

В бизнесе часто используются два вида переговоров:

• Коммерческие и организационные, они же внешние (с партнёрами и клиентами) или внутренние (внутри организации, между сотрудниками).
• Неформальные и официальные с подробным протоколом проведения встречи.

По характеру взаимодействия встречаются 2 основные стратегии ведения переговоров:

1. Система позиционного торга — переговорный процесс проходит путём декларирования условий сотрудничества. В этом случае переговорщики просто сообщают участникам встречи, как у них принято вести дела. Цель таких переговоров — продавить свои условия любой ценой. Понятно, что при таком однобоком подходе низкая вероятность, что стороны придут к взаимопониманию.
2. По интересам — стороны ищут взаимовыгодное сотрудничество. Здесь обсуждаются различные варианты взаимодействия, с расчётом на уступки, которые выгодны всем. Представить наглядно общность интересов поможет диаграмма Эйлера:

‍

Когда стороны определили общие интересы, обсуждение идёт бодрее

Стратегия деловых переговоров Win-Win

Комплекс переговорных стратегий, предложенный экспертами Гарвардской школы переговоров, сегодня широко применяется бизнесменами всего мира. Классификация включает четыре ключевые стратегии проведения деловых переговоров:

Win-Win (победа-победа)

Такая стратегия подразумевает взаимное сотрудничество. Цель переговоров – поиск компромиссного решения, учитывающего интересы всех сторон

При поддержании такой стратегии важно, чтобы все собеседники уважительно относились друг к другу и соблюдали этику делового общения. Стратегия Win-Win наиболее эффективна при проведении переговоров

Для того чтобы следовать ей, управленцу необходимо определить точки соприкосновения с другими сторонами и придерживаться их в течение всего процесса.

Win-Lose (победа-проигрыш)

Стратегия, основанная на соперничестве, подразумевает достижение своих целей любой ценой. Такая тактика проведения переговоров имеет место быть, если для достижения результата руководитель не гнушается разрушением партнерских отношений. Манипуляции, обман, подтасовка фактов – типичные инструменты, которые используют управленцы, применяющие такую переговорную стратегию. Те, кто ее используют, воспринимают собеседника как соперника.

Lose-Win (проигрыш-победа)

Приспособленческая стратегия, придерживаясь которой руководитель осознанно действует в ущерб своим интересам. Применяется она в тех случаях, когда сохранение деловых связей для управленца имеет большее значение в сравнении с причиненным ущербом. Такая тактика может использоваться и как один из этапов достижения цели, шагом на пути к которой являются уступки с последующим выигрышем.

Lose-Lose (проигрыш-проигрыш)

Избегающая стратегия, характерная для бизнесменов, эмоции которых владеют над разумом. Например, никто из участников переговоров не идет на уступки, несмотря на то что такое решение влечет убытки для их предприятий. Основной мотив выбора такой стратегии – лишь бы не было выгоды для другой стороны. Увы, придерживаясь ее, бизнесмен забывает, что и это влечет серьезные потери и для него.

Не существует плохих и хороших стратегий переговоров. Каждая их них применима для отдельных случаев. Хотите сохранить добрые отношения с партнерами, но для этого придется уступить? Придется придерживаться стратегии Lose-Win. Нацелены на достижение цели любыми методами в ущерб для собственной репутации? Оптимальна стратегия соперничества. Безусловно, наиболее эффективной и применимой для большинства деловых переговоров является стратегия взаимного сотрудничества.

Шесть золотых советов для мастерства в переговорах

Рассмотрим эти советы, которые помогут вам подготовиться к переговорам:

1. Исследование: первый шаг к успешным переговорам

Прежде чем приступить к переговорам, оцените все стороны и подумайте об их целях. Полезно также изучить человека, с которым вы ведете переговоры. Поймите ограничения переговорщика. Есть ли у него возможность дать вам то, что вы хотите? Понимание этих ограничений поможет вам выработать стратегию.

2. Приоритеты: определение своих целей

Переговоры часто требуют от каждой стороны идти на компромисс. Определите, что является наиболее важным и на что вы готовы согласиться вместо этого. Заблаговременное определение приоритетов поможет вам оценить, от чего вы отказываетесь, а в чем готовы уступить. Если в переговорах участвуете вы, четко определите, что предлагают обе стороны и что им нужно друг от друга.

3. Возражения: антисипация и стратегии преодоления

Подумайте о потенциальном противодействии вашим переговорам. Как вы думаете, будет ли ваш руководитель возражать против повышения зарплаты из-за снижения продаж? Откажут ли вам в более высокой начальной зарплате, потому что ваша ставка выше средней? Запишите все возможные возражения, а затем соберите информацию, которую вы сможете использовать для аргументации своей позиции.

4. Открытые коммуникации: основа успеха в переговорах

Будьте последовательны в изложении своих целей, задач и ожиданий, чтобы снизить риск путаницы. Используйте эффективные навыки общения, включая вербальные ответы и невербальные сигналы. Стремитесь к взаимовыгодным решениям, но будьте готовы к компромиссам.

Если вы выступаете в роли переговорщика, обеспечьте наличие руководящих принципов ведения дискуссии и их соблюдение обеими сторонами. Заключайте соглашения в письменной форме.

5. Искусство ухода: знать, когда остановиться

Один из самых сложных моментов в переговорах — понять, когда нужно уходить

Важно не вступать в переговоры, если вы понимаете, что договориться, скорее всего, не удастся (например, лид неквалифицированный или у него нет боли). Как только вы поймете, что дальнейшие компромиссы невозможны и условия не могут быть достигнуты, вероятно, пора прекращать переговоры

6. Важность сроков в переговорах: управление временем

Сроки могут существенно повлиять на вашу позицию в переговорах. Если одна или обе стороны торопятся с принятием решения, то одна из них может уступить слишком много и потом пожалеть о своих действиях. Например, если вы пытаетесь быстро найти новую работу, вы можете согласиться на более низкую зарплату или пойти на слишком большой компромисс в отношении льгот. В этом случае можно оказаться неудовлетворенным своим решением в долгосрочной перспективе.

Оперативные переговоры

Оперативные переговоры ведутся в соответствии с принятой терминологией. Все тепловые энергоустановки, сети, устройства технологической защиты и автоматики называются полностью согласно установленным диспетчерским наименованиям. Не допускается отступление от технической терминологии и диспетчерских наименований.
 

Оперативные переговоры должны вестись технически грамотно. Все энергооборудозание, присоединения, устройства релейной и технологической защиты и автоматики должны называться полностью согласно установленным диспетчерским наименованиям. Отступление от технической терминологии и диспетчерских наименований категорически запрещается.
 

Оперативные переговоры на всех уровнях диспетчерского управления и оперативные переговоры начальников смен электростанций и крупных подстанций должны автоматически фиксироваться на магнитной ленте.
 

Все оперативные переговоры, оперативно-диспетчерская документация на всех уровнях диспетчерского управления ведутся с применением единой общепринятой терминологии, типовых распоряжений, сообщений и записей.
 

Все оперативные переговоры, оперативно-диспетчерская документация на всех уровнях диспетчерского управления должны вестись с применением единой общепринятой терминологии, типовых распоряжений, сообщений и записей.
 

Все оперативные переговоры и распоряжения диспетчеров всех уровней диспетчерского управления, а также чачальни-ков смен электростанций и дежурных крупных подстанций во время ликвидации технологического нарушения должны записываться на магнитофон.
 

Все оперативные переговоры должны вестись персоналом в ясной форме, полностью исключающей возможность неправильного истолкования оперативного распоряжения. Переговоры должны быть краткими, в основ-ном состоящими из твердо установленных определений.
 

Все оперативные переговоры оформляются четкой записью в сменный журнал установленной формы, который должен постоянно находиться на дежурном пункте оперативного персонала потребителя.
 

Все оперативные переговоры, оперативно-диспетчерская документация на всех уровнях диспетчерского управления ведутся с применением единой общепринятой терминологии, типовых распоряжений, сообщений и записей.
 

Для оперативных переговоров с энергодиспетчером и работниками других служб железнодорожного транспорта на дежурных пунктах устанавливают аппаратуру селекторной, электротяговой и телефонной связи. Переговоры непосредственно с места производства работ ведут при помощи переносных полевых телефонов, подключаемых к проводам воздушных линий связи, или аппаратов перегонной связи, установленных у сигналов автоблокировки, а также радиостанций, имеющихся на автомотрисах и дрезинах.
 

Все участники оперативных переговоров должны твердо знать фамилии лиц, имеющих право отдавать и принимать к исполнению оперативные распоряжения.
 

Список лиц, имеющих право ведения оперативных переговоров, передается энергоснабжающей организации.
 

Список лиц, имеющих право проведения оперативных переговоров с энергосистемой, определяет лицо, ответственное за электрохозяйство, и передает в соответствующую оперативную службу предприятия электрических сетей.
 

Список лиц, имеющих право проведения оперативных переговоров с энергосистемой, определяет лицо, ответственное за электрохозяйство, и передает в соответствующую оперативную службу предприятия элеири-ческих сетей.
 

Список лиц, имеющих право проведения оперативных переговоров с энергосистемой, определяет лицо, ответственное за электрохозяйство, и передает в соответствующую оперативную службу предприятия электрических сетей.
 

Стили деловой коммуникации и управления

Существуют несколько стилей подачи информации в деловом общении. Для каждого из них характерны свои особенности.

Авторитарный

Такое взаимодействие основывается на власти руководителя над своими подчинёнными. Директор хочет, чтобы все задачи, которые он ставит перед своими сотрудниками, были выполнены в строго установленные сроки. При этом мнение ни одного из работников не учитывается.

Вторитарный стиль

Такой стиль подразумевает под собой только обозначение идеи и распределение обязанностей. Выбор такого делового стиля психологи считают негативным для компании. Подчинённые которые не могут проявлять инициативу, быстро теряют интерес к работе.

Демократический

Наиболее предпочтительным психологи называют демократический стиль общения. Он основывается на слаженной деятельности всех сотрудников коллектива. Работники имеют право заявить о своих идеях, выразить своё мнение.

Для руководителя важно, чтобы каждый его сотрудник мог самореализоваться. Директора, которые выбирают демократический стиль общения, отличаются дружелюбность и справедливостью

Цель их работы, чтобы компания развивалась благополучно.

Демократический стиль

Такой тип взаимодействия помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость в компании. Кроме того, постоянное общение с руководителем, который готов прийти на помощь, помогает сотрудникам приобрести полезный опыт и почувствовать себя уверенней.

Важно! На практике деловое взаимодействие, которое построено на демократии, приносит хорошие результаты в развитии организации

Попустительский

Тип характеризуется ярко выраженным равнодушием руководство к труду своих сотрудников. Чаще всего так себя ведут молодые руководители, которые не имеют опыта ведения бизнеса. Такой тип не может быть эффективным, и никаким образом не влияет на развитие компании.

Официально-деловой

Он применяется руководителями для подписания договоров или составление деловых документов. Это самый важный стиль на совещаниях и переговорах. Начальник, который умеет и владеет официально-деловым стилем является грамотным специалистом.

Виды

Задачами делового общения является взаимосвязь оппонентов достижения конкретного результата в сфере бизнеса. Решить рабочие вопросы можно с помощью нескольких форм коммуникации. К основным из них относятся:

Деловая переписка

Вид общения, который считается заочным, так как все необходимые сведения предоставляются в письменном виде. Письмо должно быть оформлена в соответствии с правилами и в строго установленные сроки. Основной принцип деловой переписки -информация должна излагаться кратко и чётко.

Бизнес переписка

По тому, в каком виде предоставляются деловая переписка, собеседники могут сделать выводы друг от друга.

Деловая беседа

Это наиболее распространенная форма общения. В процессе беседы начальника и его подчиненный решаются поставленные задачи, обсуждаются результаты деятельности, определяются рабочие моменты.

Деловое совещание

В компаниях регулярно проводятся совещания для улучшения результата в бизнесе. Это форма общения создана для того, чтобы решать спорные вопросы, составлять планы, обозначать проблемы, которые не терпят отлагательств.

Кроме того, это является эффективным взаимодействием между работниками или партнерами фирма.

Публичное выступление

Использование такой формы применяется для предоставления информации ознакомительного или презентационного характера слушателям

Важно, чтобы выступающий человек хорошо разбирался в теме

Выступление

Деловая речь при публичном выступлении должна быть грамотно и выразительной.

Деловые переговоры

Важная форма коммуникации, так как она считается одной из неотъемлемых частей общения в бизнесе. Благодаря проведению переговоров можно решить в кратчайшие сроки поставленные цели и задачи бизнеса, а также выслушать мнение собеседника.

Дискуссия

Это обмен мнениями между оппонентами по бизнесу. Специфика заключается в том, что все участники находятся на равных позициях.

Этап третий – достижение согласия

Этап достижения согласия представляет собой результат всего, о чём было сказано выше. На этом этапе участники процесса переговоров приходят к конкретному соглашению, удовлетворяющему их интересы.

Данный этап также состоит из нескольких промежуточных, а точнее из:

• Определения вариантов соглашения
• Финального обсуждения вариантов решения проблемы
• Достижения формального согласия

Определение вариантов соглашения

Представленный этап достижения согласия предполагает:

• Подробное рассмотрение интересов участников
• Установление связи между интересами участников и теми вариантами решения проблемы, которые удалось найти
• Оценку эффективности каждого из вариантов решений проблемы

ПОДРОБНЕЕ: Полученные в ходе предыдущего этапа варианты решения проблемы и достижения соглашения резюмируются, после чего сопоставляются с интересами каждой из сторон. Затем эти варианты исследуются с точки зрения эффективности. К каждому из вариантов задаются вопросы типа: «Удовлетворяет ли этот вариант сторону А/сторону В?», «Соответствует ли этот вариант интересам стороны А/стороны В?», «Насколько эффективен этот вариант для решения проблемы?» и т.д. Затем по каждому из вариантов составляется краткое резюме.

Финальное обсуждение вариантов решения проблемы

Представленный этап достижения согласия предполагает:

• Выбор из имеющихся в наличии вариантов решения проблемы одного варианта (участники переговоров идут друг другу на уступки)
• Создание наиболее эффективного и совершенного варианта на основе выбранного
• Формулирование окончательного решения
• Разработка процедуры оформления основного соглашения

ПОДРОБНЕЕ: Если выбранный вариант обладает недостатками, которые требуют доработки, на его основе создаётся новый вариант, такие недостатки исключающий (это может быть реализовано посредством мозгового штурма, фокус-групп и т.п.). Как только окончательный вариант готов, стороны (или ответственные лица) приступают к разработке процедуры оформления основного соглашения: определяется его форма, порядок заключения, список привлекаемых для этого лиц/организаций (если требуется) и т.д.

Достижение формального согласия

Представленный этап достижения согласия предполагает:

• Достижение согласия (согласие может быть как устным, так и подтверждённым документально, в том числе и юридически, например, иметь форму контракта, договора, соглашения и т.п.)
• Обсуждение участниками процесса выполнения взятых на себя обязательств
• Разработку участниками возможных способов преодоления трудностей, которые могут возникнуть в процессе выполнения ими взятых на себя обязательств
• Разработку участниками процедуры контроля выполнения взятых на себя обязательств
• Формализацию договорённости
• Разработку механизмов принуждения и обязательств (справедливость, непредвзятость, гарантии и т.п.)

ПОДРОБНЕЕ: Результатом всех вышеназванных основных и промежуточных этапов должно стать достижение сторонами формального согласия. Участники переговоров словесно или документально (в том числе и с привлечением соответствующих специалистов) заключают соглашение, распределяют права и обязанности, устанавливают сроки исполнения взятых на себя обязательств (всё это может быть оформлено в виде специальных анкет, чек-листов и т.п.), обсуждают дополнительные вопросы, составляют план реализации намеченных задач и т.д. Кроме того, участники должны каким-либо образом определить порядок наказаний (штрафов или иных форм) за неисполнение одной их сторон (обеими сторонами) взятых на себя обязательств или нарушение условий соглашения.

Таковы по своей сути основные этапы процесса переговоров.

Как мы уже упоминали, для того чтобы максимизировать саму вероятность достижения успеха в переговорах, необходимо стараться следовать рассмотренному нами алгоритму, не исключая и не меняя местами его этапы. Конечно же, вы имеете полное право вносить свои дополнения и корректировки, т.к. одни переговоры никогда не будут полностью идентичны другим, а значит, будут обладать своей собственной спецификой и уникальностью.

Говоря несколько иначе, тот результат, которого вы планируете посредством переговоров достичь, требует исключительного подхода, выражающегося не только в умелом оперировании фактами, доводами и имеющейся в наличии информацией, но и в применении креативного мышления.

И в заключение первого урока мы хотели бы дать вам ещё несколько рекомендаций – познакомить вас с некоторыми правилами ведения эффективных переговоров и некоторыми правилами убеждения партнёров по переговорам.

Этикет

Этикет взаимодействия в бизнесе — одна из важных составляющих успешного сотрудничества. Это совокупность норм, которые регулируют поведение человека в сфере бизнеса. Деловая этика касается руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые должны соблюдаться во время проведения переговоров.

Любая оплошность может привести к прямому провалу. Чтобы этого не произошло, нужно соблюдать следующие правила:

1. Во время приветствия необходимо вежливо здороваться, пожимая руку, несильно сжимать её.
2. Перед тем как приступить к разговору, необходимо предложить партнеру чай или кофе.
3. Если в процессе переговоров была совершена оплошность, то необходимо извиниться за причинённые неудобства. Только после этого рекомендуется продолжать разговор.
4. При обсуждении деловых моментов, нужно учитывать все возникшие вопросы у партнёра. Если по каким-то причинам собеседник не может дать ответ прямо сейчас, нужно извиниться и попросить время обдумать.
5. Рекомендуется записывать все важные сведения. Это необходимо, чтобы затем не переспрашивать информацию, которая уже была предоставлена.
6. Говорить требуется всегда чётко и ясно, не повышая тона.
7. На все переговоры нужно приходить в одежде определенного стиля.

Следование всем правилам гарантирует установление взаимовыгодного сотрудничества, успешного регулирования. Если бизнесмен знает все тонкости переговоров, то все встречи будут приносить успех в бизнесе.

Ну, и бонус. Общие советы по выстраиванию гармоничной личности: а это половина успеха во всех делах

С чего начать? Вот небольшой список интересных книг:

• «Теория этногенеза», Лев Гумилев;
• «Теория решения изобретательских задач», Генрих Альтшуллер;
• «Sapiens. Краткая история человечества», Юваль Ной Харари;
• Труды философов: Аристотель, Платон, Альбер Камю и другие;
• «Больше, чем религия. Этика для всего мира», Далай-лама;
• «Теория Игр», Авинаш Диксит и Барри Нейлбафф;
• «Мудрость Ганди. Мысли и изречения», Махатма Ганди;
• «Мышление стратега», Кэнъити Омаэ.

25. Расширяй компетенции в смежных областях. Часто бывает так, что твоя тема не может существовать без каких-то других тем, поэтому рынок ценит тех, кто не ограничивается одним направлением.

26. Трать энергию и время только на благодарных людей. И не трать время на тех, кто тебя не уважает, не хочет слушать. Ищи своих людей, с которыми тебе самому хорошо.

27. Чётко говори, что нужно, и не стесняйся просить об этом людей. Прямо, в глаза, никаких недомолвок. Тогда вы сможете друг другу помочь.

28. И помни, что каждого человека волнует только он сам: как он выглядит, как твоё предложение ему поможет, как он себя чувствует

Старайся строить все переговоры, акцентируя внимание именно на собеседнике, и искренне старайся решить его проблемы и сделать ему хорошо. Это один из главных ключей к любой эффективной коммуникации.

P.S. Каким бы опытным переговорщиком ты ни был, случается, что не срослось. Для себя я вывел такие причины ситуаций, когда не удалось договориться:

• личная неприязнь;
• мотивация выбрать другого подрядчика, партнёра;
• недостаточная убедительность, отсутствие весомых аргументов;
• не смог компетентно ответить на поставленные вопросы;
• проявил негибкий подход;
• откровенно плохое предложение.

Be smart, be yourself, be breakthrough!